Politica de confidențialitate a societăţii HOSTVISION SRL

1.Introducere
2.Categorii de date pe care le prelucrăm
3.Scopul prelucrării datelor
4.Către cine dezvăluim informațiile dvs.
5.Masuri tehnice pentru securitatea datelor personale
6.Care sunt drepturile dumneavoastra
7.Breșele de securitate
8.Când si cui se aplică această Politică de confidențialitate. Schimbari

Confidenţialitatea datelor cu caracter personal reprezintă una din preocupările principale în cadrul societăţii HOST VISION SRL. Ca atare, dorim să asigurăm cele mai înalte standarde de confidenţialitate şi transparenţă cu privire la datele cu caracter personal pe care le prelucrăm în activitatea noastră curentă.

Întrucât în desfășurarea activității este necesar să prelucrăm o serie de date cu caracter personal cu predilecție în raport de specificul obiectului nostru de activitate dorim să oferim asigurări că prelucrarea va avea loc cu respectarea principiilor transparenţei şi securităţii datelor cu caracter personal. Această politică de confidențialitate este menită să vă ajute să înțelegeți ce date colectăm, de ce le colectăm și ce facem cu ele.

Sperăm că veți avea timp să citiți prezenta politică de confidențialitate cu atenţie. Am încercat să formulăm această politică într-un limbaj cât se poate de simplu, astfel încât să fie clară și inteligibilă.

 

1.1 Operatorul de date cu caracter personal în relația cu dumneavoastră

Operatorul de date cu caracter personal în relaţia cu datele personale furnizate de dumneavoastră este societatea HOST VISION S.R.L., cu sediul în Cluj Napoca, str. Eremia Grigorescu, nr. 87, județul Cluj, România.

1.2 Cui i se aplică această Politică de Confidențialitate?

Prezenta Politică de Confidențialitate se aplică clientilor Hostvision SRL şi vizitatorilor site-ului nostru https://hostvision.ro/.

1.3. Definiții

a. „date cu caracter personal” înseamnă orice informații privind o persoană fizică identificată sau identificabilă („persoana vizată”); o persoană fizică identificabilă este o persoană care poate fi identificată, direct sau indirect, în special prin referire la un element de identificare, cum ar fi un nume, un număr de identificare, date de localizare, un identificator online, sau la unul sau mai multe elemente specifice, proprii identității sale fizice, fiziologice, genetice, psihice, economice, culturale sau sociale;

b. „prelucrare” înseamnă orice operațiune sau set de operațiuni efectuate asupra datelor cu caracter personal sau asupra seturilor de date cu caracter personal, cu sau fără utilizarea de mijloace automatizate, cum ar fi colectarea, înregistrarea, organizarea, structurarea, stocarea, adaptarea sau modificarea, extragerea, consultarea, utilizarea, divulgarea prin transmitere, diseminarea sau punerea la dispoziție în orice alt mod, alinierea sau combinarea, restricționarea, ștergerea sau distrugerea;

c. „operator” înseamnă persoana fizică sau juridică, autoritatea publică, agenția sau alt organism care, singur sau împreună cu altele, stabilește scopurile și mijloacele de prelucrare a datelor cu caracter personal; atunci când scopurile și mijloacele prelucrării sunt stabilite prin dreptul Uniunii sau dreptul intern, operatorul sau criteriile specifice pentru desemnarea acestuia pot fi prevăzute în dreptul Uniunii sau în dreptul intern;

d.    Vizitator” – orice persoană care accesează sau utilizează Site-ul nostru;



În vederea desfăşurării activităţii putem colecta şi procesa următoarele categorii de date cu caracter personal:

 

Date necesare în desfăşurarea raporturilor contractuale

Dacă vom încheia un contract cu dvs.  pentru furnizarea si administrarea serviciilor comandate, cum ar fi: inregistrarea si prelungirea domeniilor web, servicii de hosting web, certificate SSL, solutii securitate,  servere virtuale, servere dedicate, putem colecta si prelucra următoarele date cu caracter personal: nume, prenume, adresă de domiciliu, număr de telefon, adresă de e-mail și CNP-în cazul domeniilor naționale, etc.

Aceste date sunt colectate şi prelucrate ca urmare a comunicării lor direct de către dumneavostră, prin intermediul site-ului societăţii.

Temeiul procesării se regăsește în art. art. 6 alin. 1 lit. b din GDPR, respectiv datele sunt prelucrate ca urmare a încheierii unui contract şi au ca scop executarea contractului.

 

În calitate de vizitator al site-ului nostru

În măsura în care vă creaţi un cont pe site-ul nostru, completaţi formularul de contact, sau solicitaţi informaţii prin intermediul adresei de e-mail  contact@hostvision.ro, societatea noastră poate primi de la dumneavostră următoarele date: adresă de e-mail, nume, prenume, parolă, IP, precum şi alte informaţii furnizate cu ocazia completării formularului de mesaj.
Temeiul procesării se regăsește în art. 6 alin. 1 lit. a din GDPR, respectiv datele sunt prelucrate în baza consimţământului dumneavostră.

 

A.    Cum colectăm datele dvs. cu caracter personal

Colectăm datele dvs. cu caracter personal direct de la dumneavoastră, fie prin intermediul formularului regăsit pe site-ul societății pentru contractarea serviciilor de hosting sau înregistrare domenii sau, atunci când, spre exemplu, vă creaţi un cont/ne trimiteți un e-mail prin intermediul căruia ne solicitați o ofertă/informație/plasaţi o comandă.

 

B.    Forma stocării datelor cu caracter personal

Datele personale ale clienţilor noştri on-line, vor fi stocate atât în format fizic cât şi în format electronic, pe serverele noastre, soluții de stocare externe sau sisteme locale folosite de departamentele împuternicite sa prelucreze aceste date.
În cazul vizitatorilor site-ului nostru, sunt stocate în format electronic prin intermediul serverelor interne sau pe echipamentele electronice (PC-urile) societăţii. De asemenea, aceste date pot fi stocate şi pe mailurile societăţii sau sisteme locale folosite de departamentele împuternicite sa prelucreze aceste date.

 

C. Perioada pentru care vor fi stocate datele dumneavoastră cu caracter personal

1.    Datele furnizate de dvs. ca urmare a încheierii raporturilor contractuale respectiv datele furnizate în baza acestor raporturi vor fi păstrate până la data încetării executării contractului, respectiv până la expirarea termenului de 10 ani stipulat în art. 25 din Legea Contabilității.
2.    Datele dumneavoastră cu caracter personal pe care ni le furnizaţi prin intermediul formularului de contact/creării unui cont/trimietrii unui e-mail, vor fi fi stocate până la finalizarea procesului de informare/soluţionare a cererii dumneavoastră. În orice caz, aceste date nu vor fi stocate pe o perioadă mai mare de 36 luni.
Totodată, societatea noastră va distruge datele cu caracter personal atunci când acestea nu vor mai corespunde scopului prelucrării, oferind garanții suficiente cu privire la securitatea acestui proces.

 

 



Folosim informațiile pe care le colectăm de la dvs. în următoarele scopuri:

1.În scopul îndeplinirii contractului, pentru furnizarea şi administrarea serviciilor comandate, cum ar fi: inregistrarea si prelungirea domeniilor web, servicii de hosting web, certificate SSL, solutii securitate,  servere virtuale, servere dedicate
2.Pentru a comunica cu dvs. și pentru a vă soluționa orice probleme sau nelămuriri în legătură cu serviciile pe care le oferim;
3. Pentru prevenirea si identificarea eventualelor fraude sau activitati ilegale, îmbuntăţirea securitatii retelei noatre, imbunatatirea serviciilor oferite, masurarea eficienţei campaniilor de marketing derulate;
4. În scopuri de marketing şi publicitate;
5. Pentru îndeplinirea obligaţiilor ce ne incumbă, ca urmare a serviciilor prestate (ex. obligațiile contabile, fiscale, etc.).
6. În orice alt scop auxiliar celor de mai sus, sau în orice alt scop pentru care ne- au fost furnizate datele cu caracter personal, cu respectarea legislaţiei în materie;

Uneori, datele cu caracter personal sunt folosite de către HOST VISION SRL, pentru o serie de scopuri secundare (de ex: pentru arhivare, audit intern, extern etc.), acestea fiind întotdeauna compatibile cu scopurile principale, pentru care datele au fost colectate. În situațiile în care vom folosi datele dvs. în alte scopuri decât cele amintite în prezenta Politică ne obligăm să obținem consimțământul dvs., cu excepția cazului în care ne incumbă o obligație legală sau avem un alt temei juridic pentru procesarea datelor.

 



Ca regulă, informațiile pe care ni le furnizați nu pot fi dezvăluite. Cu toate acestea, pot exista situații în care suntem nevoiți să facem acest lucru, cum ar fi cazul, spre exemplu:
1.    Astfel, în cazul în care situația o impune, societatea HOSTVISION SRL transferă date cu caracter personal către instituțiile publice, cum ar fi  către: Poliție, ANAF, ITM sau către organele judiciare. Aceste date vor fi transferate în conformitate cu normele fiscale, de protecție a muncii, de siguranță socială sau cu oricare alte reglementări aplicabile.

2.    Totodată, în executarea raporturilor contractuale, mai are loc un transfer de date în vederea înregistrării domeniilor online.  În acest sens, sunt transmise date către insituțiile publice din România pentru domeniile naționale (.ro), respectiv către Institutul Național de Cercetare-Dezvoltare Informatică. În același timp, tot în acest cadru, al executării raporturilor contractuale, societatea HOSTVISION SRL poate transfera date cu caracter personal către entități publice și private din cadrul Uniunii Europene abilitate în materia înregistrării domeniilor web precum şi, furnizorilor noştri de servicii, printre care amintin: servicii de contabilitate, de asigurări, etc.

3.    În calitate de simplu vizitator al site-ului nostru (potenţial client/persona[ interesată de serviciile noastre) datele dumnevaostră cu caracter personal nu vor fi transferate.

Totodată, societatea are dreptul să dezvăluie, cu bună credință, datele cu caracter personal sau alte informații atunci când apreciem că este necesară luarea de măsuri de precauție împotriva răspunderii, protejarea noastră sau a altora de utilizări frauduloase, abuzive sau ilegale, să investigăm și să ne apăram împotriva oricăror revendicări sau afirmații ale terților, să protejăm securitatea sau integritatea serviciilor noastre și a oricăror facilități sau echipamente utilizate pentru a face serviciile disponibile; să ne protejăm drepturile de proprietate sau alte drepturi, precum şi siguranţa celorlalţi ori să punem în executare contracte.
În ceea ce priveşte transferul de date cu caracter personal în state terţe, precizăm că societatea HOSTVISION  S.R.L. pentru domeniile internationale si NewTLD datele dumneavoastra cu caracter peronal pot fi transmise catre InternetX Germania sau ENOM USA, în funcţie de extensia domeniului înregistrat.

 



Urmăm standardele cele mai înalte pentru a proteja datele prelucrate, atât în timpul transmiterii către noi, cât și ulterior acestui moment.
În acest scop am adoptat politici și proceduri de securitate tehnică în vederea protejării datelor cu caracter personal împotriva pierderii, folosirii neautorizate, distrugerii, alterării acestora modificărilor neautorizate, a dezvăluirii sau accesului neautorizat și a oricărei alte forme de prelucrare ilegală a datelor personale aflate în posesia noastră.
În vederea garantării securității menționăm, cu titlu general, modalitățile de securizare:


1.    Accesul la datele cu caracter personal este limitat și autorizat doar persoanelor care au dreptul legal de a le folosi, acestora revenindu-le obligația de a asigura confidențialitatea datelor.
Spre exemplu, departamentul de suport tehnic, marketing sau financiar contabil vor avea acces la datele colectate doar în vederea îndeplinirii atributiilor de serviciu sau  în măsura în care există o obligaţie impusă prin lege, astfel cum este cazul Legii nr. 82/1991 și a Legii nr. 227/2015 privind Codul fiscal.
2.    Accesul la serverele electronice folosite de societatea noastră, se face prin parolă și alte controale de acces și de autentificare.
3.    Datele ținute pentru un client vor fi ținute separat de datele altui client
4.    Niciun angajat sau persoană care intră în contact cu date personale sau documente care cuprind aceste date nu are posibilitatea de a divulga aceste date terților.

 

Astfel de masuri includ utilizarea de firewall-uri, soltii antimalware, servere securizate, criptare, sisteme corespunzatoare drepturilor de acces de management si proceselor, selectarea atenta a procesoarelor si a altor masuri tehnice si comerciale rezonabile pentru a oferi protectie adecvata pentru datele dumneavoastra personale impotriva utilizarii sau dezvaluirii neautorizate.

Softurile utilizate sunt updatate la ultima versiune stabila pentru a nu prezenta riscuri de securitate.

Efectuam, de asemenea, copii de rezerva pe medii diferite de stocare si este posibila folosirea de astfel de mijloace pentru a preveni deteriorarea sau distrugerea accidentala a datelor dumneavoastra personale. Aceste masuri asigura un nivel adecvat de securitate in raport cu riscurile inerente prelucrarii datelor cu caracter personal ce trebuie protejate. Datele dumneavoastra personale, detinute in siguranta, vor fi accesibile doar personalulului autorizat Hostvision.

Avem implementate proceduri interne de verificare si protejare a informatiilor procesate si pentru a ne asigura ca datele sunt furnizate doar destinatarilor legitimi.

Colectarea datelor precum si comunicarea prin email se face exclusiv prin conexiuni criptate cu certificate SSL.



În conformitate cu dispoziţiile cuprinse în Regulamentul General privind protecția datelor nr. 679/2016, aveţi următoarele drepturi:
a.    Dreptul la informare – dreptul de a fi informat cu privire la identitatea operatorului – HOST VISION SRL, scopul în care se face prelucrarea datelor, destinatarii sau categoriile de destinatari ai datelor, existenţa drepturilor prevăzute de GDPR şi condiţiile în care pot fi exercitate drepturile.
b.    Dreptul de acces- dreptul de a obține de la noi, la cerere și în mod gratuit, confirmarea faptului că datele care vă privesc sunt sau nu sunt prelucrate și dreptul de acces la aceste date, cu excepția situației în care aceste cereri sunt repetitive sau făcute cu vădită rea-credință;
c.    Dreptul la rectificare – puteţi solicita rectificarea datelor personale inexacte.
d.    Dreptul la ştergerea datelor ("dreptul de a fi uitat") – ștergerea datelor poate avea loc atunci când prelucrarea nu a fost legală sau în alte cazuri prevăzute de lege (spre exemplu atunci când datele nu mai sunt necesare în raport cu scopul pentru care au fost procesate). Cu toate acestea, ștergerea datelor nu poate avea loc atunci când procesarea are loc în baza legii;
e.    Dreptul la restricționarea prelucrării – se poate solicita restricționarea prelucrării în cazul în care contestați exactitatea datelor, precum și în alte cazuri prevăzute de lege;
f.    Dreptul la opoziție – dreptul să vă opuneţi în orice moment, din motive întemeiate şi legitime, ca datele dvs. să facă obiectul unei prelucrări, cu exceptia cazurilor în care există dispoziţii legale contrare sau când prelucrarea are ca temei interesul nostru legitim;
g.    Dreptul la portabilitatea datelor - puteți primi datele personale pe care ni le-ați furnizat, într-un format care poate fi citit automat sau puteți solicita ca respectivele date să fie transmise altui operator.
h.    Dreptul de a depune plângere - puteți depune plângere față de modalitatea de prelucrare a datelor dvs. personale la Autoritatea Natională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal sau vă puteți adresa instanțelor de judecată.
i.    Dreptul de retragere a consimțământului – dacă temeiul pentru prelucrarea datelor îl constituie consimțîmântul, vă informăm că acest consimțământ poate fi retras în orice moment. Retragerea consimțămânțului va produce efecte doar pentru viitor, prelucrarea efectuată anterior retragerii fiind valabilă. Cu toate acestea, dacă prelucrarea este obligatorie pentru furnizarea serviciilor și aceasta poate fi efectuată în baza altor dispoziţii juridice, HOST VISION SRL va proceda la o astfel de procesare și va notifica persoanele vizate.
j.    Dreptul de a nu fi supus unor decizii automate sau profilare suplimentare aferente deciziilor automate – dreptul de a cere şi de a obţine retragerea, anularea sau reevaluarea oricărei decizii care produce efecte juridice, adoptată exclusiv pe baza unei prelucrări de date cu caracter personal, efectuată prin mijloace automate, destinată să evalueze unele aspecte ale personalităţii, precum competența profesională, credibilitatea, comportamentul ori alte asemenea aspecte, atunci când este cazul;
Dacă doriți să vă exercitați drepturile menționate mai sus, vă rugăm să ne contactați, printr-o cerere scrisă, datată și semnată, adresată sediului social situat în Cluj-Napoca, str. Eremia Grigorescu, nr. 87, județul Cluj, România sau printr-un e-mail la adresa contact@hostvision.ro, dacă e-mailul cuprinde o semnătură electronică certificată.
În măsura în care vă veţi exercita drepturile de care dispuneţi, este posibil ca HOST VISION S.R.L. să vă solicite să vă dovediţi identitatea, prin comunicarea unui document de identitate sau orice alte informaţii necesare în vederea efectuării unei proceduri prealabile de verificare a persoanei solictante, în conformitate cu obligaţiile legale de securitate şi confidenţialitate a datelor ce ne revin.
HOST VISION S.R.L., se obligă să ia în considerare orice solicitare sau plângere primită şi să răspundă într-un termen rezonabil, astfel încât să fie respectate dispoziţiile legale în materie. Lucrăm cu autoritățile de reglementare competente, inclusiv autoritățile naționale de protecție a datelor, în vederea soluționării oricăror reclamații privind transferul datelor personale, pe care nu le putem rezolva direct cu utilizatorii noștri.

 

Dacă doriți să vă exercitați drepturile menționate mai sus, vă rugăm să ne contactați, printr-o cerere scrisă, datată și semnată, adresată sediului social situat în Cluj-Napoca, str. Eremia Grigorescu, nr. 87, județul Cluj, România sau printr-un e-mail la adresa , dacă e-mailul cuprinde o semnătură electronică certificată.

În măsura în care vă veţi exercita drepturile de care dispuneţi, este posibil ca HOST VISION S.R.L. să vă solicite să vă dovediţi identitatea, prin comunicarea unui document de identitate sau orice alte informaţii necesare în vederea efectuării unei proceduri prealabile de verificare a persoanei solictante, în conformitate cu obligaţiile legale de securitate şi confidenţialitate a datelor ce ne revin.

HOST VISION S.R.L., se obligă să ia în considerare orice solicitare sau plângere primită şi să răspundă într-un termen rezonabil, astfel încât să fie respectate dispoziţiile legale în materie. Lucrăm cu autoritățile de reglementare competente, inclusiv autoritățile naționale de protecție a datelor, în vederea soluționării oricăror reclamații privind transferul datelor personale, pe care nu le putem rezolva direct cu utilizatorii noștri.

Totodată, în cele ce urmează vă prezentăm termenele de răspuns la solicitări privind drepturile menționate:

Solicitarea persoanei vizate

Termen pentru răspuns

Dreptul de a fi informat

  1. La momentul la care datele sunt colectate
  2. Cel mai târziu în termen de o lună – în situația în care datele cu caracter personal nu sunt furnizate de persoana vizată

Dreptul de acces

O lună

Dreptul la rectificare

O lună

Dreptul de ștergere

Fără întârzieri nejustificate

Dreptul de a restricționa procesarea

Fără întârzieri nejustificate

Dreptul la portabilitate

O lună

Dreptul de obiectie

La momentul primirii obiecției

Dreptul de a nu fi supus unor decizii automate sau profilare suplimentare aferente deciziilor automate

Nespecificat – nu are aptitudinea de a fi limitat în raport de specificul activității


 



Întrucât politica societății noastre este de a fi echitabili și de a respecta principiul proporționalității atunci când avem în vedere acțiunile pe care trebuie să le întreprindem pentru a informa persoanele afectate de incidentul de securitate care este probabil să rezulte într-un risc cu privire la drepturile și libertățile persoanelor, în caz de breșă vom notifica atât Autoritatea de supraveghere, cât și persoana sau persoanele vizate despre această încălcare.

Nicio metodă de transmitere sau de stocare electronică sau fizică nu este 100% sigură. În cazul în care considerați că datele dvs. personale au fost compromise, contactați-ne în scris la adresa sediului nostru social situată în Acluj-Napoca, str. Eremia Grigorecu, nr. 87, județul Cluj, România, sau printr-un email la adresa: contact [at] hostvision.ro

Dacă aflăm despre o încălcare a sistemului de securitate, vă vom informa atât pe dvs. cât și autoritățile despre apariția încălcării în conformitate cu legislația în vigoare, în termen de cel mult 72 ore, termen în care vă comunicăm informațiile relevante legate de incidentele de securitate.



 

Politica noastră de confidențialitate se aplică tuturor serviciilor oferite de societatea noastră.

In baza Contractului de Furnizare nu oferim servicii persoanelor cu varsta sub 18 ani.

Politica noastră de confidențialitate se poate schimba din când în când, însă ne obligăm să nu vă reducem drepturile pe care le aveți în temeiul acestor modificări fără consimțământul dvs. explicit.

Vom publica orice modificare a politicii de confidențialitate în locuri vizibile pentru a fi ușor de identificat actualizările și pentru a putea lua cunoștință de cuprinsul său. Vom păstra, de asemenea, versiuni anterioare ale acestei Politici de confidențialitate în arhiva electronică pentru a putea fi oricând revizuite de dvs. printr-o simplă cerere.

Cea mai recentă actualizare a acestei politici a fost realizată în  data de 21.08.2018